Notaire

Copie

La fonction carte d’identité est utile pour intégrer aux annexes des actes les copies des pièces d’identité en utilisant moins de papier et en facilitant la consultation : les deux faces de la carte sont sur le même côté de la feuille. Elle n’est pas présente sur tous les photocopieurs.

Certains copieurs permettent également de copier des dossiers avec des originaux provenant de sources diverses (documents reliés, à placer sur la vitre d’exposition ; feuilles à placer dans le chargeur automatique de documents).

Les fonctionnalités de filigrane ou d’annotations permettent d’ajouter un texte aux copies qui sont effectuées. Cela peut être utile par exemple pour ajouter la date, une mention (« projet »), ou le nom du destinataire d’un dossier confidentiel afin de dissuader celui-ci de toute communication frauduleuse.

Si vous souhaitez pouvoir agrafer des actes, prêtez une attention particulière à la capacité d’agrafage du module de finition. Si beaucoup de machines permettent d’agrafer 50 feuilles A4, cette capacité baisse parfois pour l’agrafage de feuilles A3. Cela peut être gênant pour la constitution de dossiers d’actes volumineux contenant des plans grand format.

Numérisation

La numérisation des actes est aujourd’hui une part croissante de l’activité bureautique des offices notariaux.

Dans le cadre du choix de votre solution d’impression multifonction, il est donc important de porter une attention particulière à la capacité du chargeur de documents, pour pouvoir numériser ou copier facilement des actes volumineux.

La vitesse de numérisation sera également un critère de choix essentiel pour pouvoir libérer plus rapidement le matériel et vos collaborateurs.

Vous pourrez aussi prêter une attention particulière à la facilité d’accès à la fonction « numérisation continue » permettant de numériser des segments différents d’un travail trop volumineux pour être placé d’un seul tenant dans le chargeur automatique de documents.

Certains multifonctions intègrent la reconnaissance automatique des caractères (OCR) des fichiers PDF numérisés pour les transformer en PDF « texte », ce qui facilite la recherche des informations et l’archivage. Un point utile qui peut éviter l’installation d’un logiciel OCR sur le serveur ou sur les postes clients.

Enfin, il est à noter que des multifonctions proposent des modules embarqués permettant de communiquer directement avec votre application métier. Cela facilite le classement des documents numérisés et maximise la productivité des utilisateurs.

Impression

Dans le cadre d’un équipement partagé entre plusieurs utilisateurs, il peut être utile de paramétrer l’impression en impression protégée, de façon à ce que les documents ne se mélangent pas et que chacun puisse récupérer ses impressions au moment où il le souhaite sans crainte qu’elles ne soient prises par quelqu’un d’autre.

Répondre