Les différences de qualité pour un scanner peuvent influer sur la conservation de vos documents 

La numérisation des documents est vivement recommandée aux professionnels de la bureautique, permettant un gain de place, et une sécurisation en cas de perte ou de dégradation.
Mais le matériel informatique (photocopieurs, scanners…) doit être adapté aux besoins de chaque structure.

Quelle résolution de scanner choisir ?

Plus la qualité de numérisation, exprimée en dpi ou ppp (pour dot per inch ou points par pouce en français), est importante, plus la durée de scan sera longue, la taille du fichier sera importante, et inversement. Pour qu’un document soit consultable sur un écran, une faible résolution (environ 100 dpi) est suffisante. Si les documents numérisés sont destinés à une impression, il est recommandé de privilégier une résolution supérieure (entre 200 dpi et 1200 dpi). En cas d’impression de documents professionnels, sur papier spécial ou de photographie, la résolution du scanner devra être supérieure à 4500 dpi.

Pensez à la location de photocopieurs

Plus la résolution d’un scanner est importante, plus son coût est important. Il est donc souhaitable de n’investir dans un matériel bureautique haut-de-gamme que lorsque votre activité nécessite une utilisation quotidienne. Si votre demande de numérisation de documents ne doit pas être régulièrement (comme un archivage d’une comptabilité, de factures…), il n’est peut-être pas utile d’investir dans l’achat de matériel, et de privilégier la location d’un photocopieur adapté à votre besoin temporaire.
Le dimensionnement du matériel professionnel (matériel bureautique, matériel informatique…) doit être adapté à la structure, mais également à son utilisation.
S’il est tentant de scanner en haute résolution, les fichiers récupérés risquent toutefois de ne pas être transmissibles en pièce-jointe par mail. Le choix de la résolution devra dépendre du stockage dont vous bénéficiez, et de votre nécessité à imprimer le document ou non.

Pour une utilisation ponctuelle, la location de photocopieurs permet d’améliorer le traitement de la numérisation, sans représenter le même coût financier que l’achat du matériel.

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